莆田市工程交易中心工程建设项目档案管理规定（暂行）
第一章 总则
第一条 为加强公共资源交易工程建设项目档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，实现档案管理的规范化、制度化、科学化，依据有关法律、法规，结合工作实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于所有进入莆田市公共资源交易中心交易的工程建设项目档案的收集、整理、移交和管理等工作。
第三条 本规定所称公共资源交易工程建设项目档案是指工程建设项目进场交易活动中形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表等不同形式的业务资料。
第四条 公共资源交易工程建设项目档案作为反映交易活动的重要记录和史料，应如实反映进场交易活动内容，并依法保存，不得伪造、变造、隐匿或违规销毁。
第二章 职责和分工
第五条 市工程交易中心对进场交易工程建设项目档案实行统一管理，负责档案的接收、登记、查询等，并对招标代理机构报送档案的及时性和完整性进行记录。
中心指定专人负责档案管理，及时记录档案台帐，认真做好档案交接、查阅等工作。
第六条 交易完成后，招标代理机构按照本规定收集、整理档案资料并及时报送项目见证服务人。项目见证服务人检查后立卷、移交，任何人不得据为己有或拒绝归档，确保档案的完整性。
第三章 归档内容
第七条 工程建设项目档案应当包括以下内容：
1.经主管部门备案的项目前期材料；
2.资格预审文件、招标文件，包括资格预审文件或招标文件的澄清、修改文件及答疑文件；
3.工程量清单（施工类项目）；
4.招标控制价或投标限价（施工类项目，控制价需备案的项目应同时保存控制价备查联系单）；
5.招标情况报告，主要包括：专家抽取表、招标人和投标人的授权委托书、签到表、投标企业回避说明、投标文件密封检查记录表、资格审查结果、专家评分表、开标会议记录表、开评标过程中的澄清或说明、项目评标报告、中标候选人推荐报告、定标报告、异常情况处置单（如有）等;
6.投标文件，主要包括资格审查申请文件、商务标书、技术标书，报价文件等；
7.中标通知书复印件（加盖招标人、招标代理公章）；
8.需要存档的其他资料。
第1-4项由项目见证服务人负责收集、整理，第5-8项由招标代理机构负责收集、整理，项目前期材料和招标情况报告需装订成册。
第八条 投标文件归档时，中心只接收中标人的资料，合同、质疑投诉文件以及未中标人的相关资料由招标代理机构负责归档、保管。
第四章 整理要求
第九条 工程建设项目整理的资料应包括该项目进场交易的有关文件和记录，并装订成册。
第十条 项目档案资料须按照卷内目录进行整理，业务流程、卷内目录发生变动时应及时通知档案管理人员修改调整。
第十一条 招标代理机构报送档案资料前应进行自检，确保项目档案的真实、齐全、完整和有效，主要包括：
1.项目相关资料是否有遗漏、错放等；
2.签字、盖章、日期等内容是否齐全。
第十二条 公共资源交易工程建设项目档案整理流程及要求：
1.填写卷内目录；
2.按照卷内目录顺序整理档案；
3.整理成册装盒；
4.档案盒封面填写项目名称、开标日期等关键内容；
其中，开标日期以最后一次开标日期为准；同一项目分标段招标的，将所有标段整理成一份项目档案，并在卷内目录中注明相关材料的存档信息，便于档案的利用、查询和保管。
第五章 接收、登记与移交
第十三条 公共资源交易工程建设项目档案实行集中接收制度。招标代理机构将档案资料整理完成后报送至项目见证服务人。原则上每月上旬集中接收上月档案，招标代理机构未在规定时间内报送完整项目档案的，应出具书面情况说明。
第十四条 项目见证服务人应及时督促招标代理机构按时报送档案，对所接收的档案进行登记、立卷，并在卷内目录签字确认后移交至档案室。
第十五条 移交过程中如发现项目档案资料不全、伪造或未按本规定要求立卷装订等情况的应停止移交，经办人应在15个工作日内按规定要求重新收集整理完成后移交。
第十六条 已移交至档案室的档案，档案管理人员原则上每半年与档案服务外包公司进行一次托管交接，建立档案托管台账，台账内容包括文件箱编号、项目名称、文件箱封条号等。
第十七条 托管交接时双方应逐箱清点、检查，以箱为单位办理档案交接手续，确保实物与台账相符，双方签字确认。
第六章 保管与销毁
第十八条 档案托管单位负责项目档案的统一分类编号、贮存和妥善保管，确保存放场地符合档案保存要求，配置灭火器、防虫剂、干湿度计、除湿机等设施，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠和防有害气体的侵蚀，确保档案的完整与安全。
第十九条 工程建设项目档案资料保存期限不少于10年。国家法律法规另有规定的，从其规定。
第二十条 档案保管期限起始时间，从开标结束之日算起。
第二十一条 保管期满的档案，应按以下程序销毁：
（一）档案管理人员按规定提出项目档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；
（二）销毁意见报中心管委会分管领导同意；
（三）销毁时，中心管委会办公室和中心各派相关人员参加现场监销；
（四）监销人应认真清点待销毁的项目档案，并在销毁清单上签字。
第七章 查阅及利用
第二十二条 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得随意提供档案或扩大档案查阅范围。
第二十三条 项目档案原则上仅提供现场查阅。查阅人申请查阅档案应符合下列条件：
1.查阅人是本单位工作人员或行业监督部门、纪检监察、公安、检察、法院、审计等国家机关工作人员；
2.所查档案资料已归档。
第二十四条 查阅、摘抄或复制档案资料，必须履行批准、登记手续。因工作需要，确需查阅公共资源交易工程建设项目档案的，按以下规定办理：
1.本单位工作人员因工作原因需查阅档案的，经中心领导签字确认后办理。
2.外单位人员需查阅档案的，须持单位介绍信、工作证等有效身份证件，经交易服务科负责人和分管领导签字同意后方可查阅。
3.档案管理员应及时通知档案托管公司调取相关文件箱，提供查阅服务，完毕后重新封箱并登记新的封条号。
第二十五条 查阅档案时，应精心爱护，严禁拆卷、抽页、涂改、销毁等，不得将档案资料带出档案室，不得在档案室吸烟、饮食等。
第八章 其他
第二十六条 中心定期对档案进行安全检查，排除风险及隐患。
第二十七条 招标代理机构未按本规定进行公共资源交易档案收集、整理、报送或撤换、伪造、藏匿、销毁档案资料的，记入不良行为记录。
第二十八条 档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交项目档案资料，不得擅自处理或带走。
第二十九条 档案以电子形式保存的，其收集、保存、查阅参照纸质档案执行。
第三十条本规定自发布之日起施行。
莆田市工程交易中心
2020年7月13日
第一条 为加强公共资源交易工程建设项目档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，实现档案管理的规范化、制度化、科学化，依据有关法律、法规，结合工作实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于所有进入莆田市公共资源交易中心交易的工程建设项目档案的收集、整理、移交和管理等工作。
第三条 本规定所称公共资源交易工程建设项目档案是指工程建设项目进场交易活动中形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表等不同形式的业务资料。
第四条 公共资源交易工程建设项目档案作为反映交易活动的重要记录和史料，应如实反映进场交易活动内容，并依法保存，不得伪造、变造、隐匿或违规销毁。
第二章 职责和分工
第五条 市工程交易中心对进场交易工程建设项目档案实行统一管理，负责档案的接收、登记、查询等，并对招标代理机构报送档案的及时性和完整性进行记录。
中心指定专人负责档案管理，及时记录档案台帐，认真做好档案交接、查阅等工作。
第六条 交易完成后，招标代理机构按照本规定收集、整理档案资料并及时报送项目见证服务人。项目见证服务人检查后立卷、移交，任何人不得据为己有或拒绝归档，确保档案的完整性。
第三章 归档内容
第七条 工程建设项目档案应当包括以下内容：
1.经主管部门备案的项目前期材料；
2.资格预审文件、招标文件，包括资格预审文件或招标文件的澄清、修改文件及答疑文件；
3.工程量清单（施工类项目）；
4.招标控制价或投标限价（施工类项目，控制价需备案的项目应同时保存控制价备查联系单）；
5.招标情况报告，主要包括：专家抽取表、招标人和投标人的授权委托书、签到表、投标企业回避说明、投标文件密封检查记录表、资格审查结果、专家评分表、开标会议记录表、开评标过程中的澄清或说明、项目评标报告、中标候选人推荐报告、定标报告、异常情况处置单（如有）等;
6.投标文件，主要包括资格审查申请文件、商务标书、技术标书，报价文件等；
7.中标通知书复印件（加盖招标人、招标代理公章）；
8.需要存档的其他资料。
第1-4项由项目见证服务人负责收集、整理，第5-8项由招标代理机构负责收集、整理，项目前期材料和招标情况报告需装订成册。
第八条 投标文件归档时，中心只接收中标人的资料，合同、质疑投诉文件以及未中标人的相关资料由招标代理机构负责归档、保管。
第四章 整理要求
第九条 工程建设项目整理的资料应包括该项目进场交易的有关文件和记录，并装订成册。
第十条 项目档案资料须按照卷内目录进行整理，业务流程、卷内目录发生变动时应及时通知档案管理人员修改调整。
第十一条 招标代理机构报送档案资料前应进行自检，确保项目档案的真实、齐全、完整和有效，主要包括：
1.项目相关资料是否有遗漏、错放等；
2.签字、盖章、日期等内容是否齐全。
第十二条 公共资源交易工程建设项目档案整理流程及要求：
1.填写卷内目录；
2.按照卷内目录顺序整理档案；
3.整理成册装盒；
4.档案盒封面填写项目名称、开标日期等关键内容；
其中，开标日期以最后一次开标日期为准；同一项目分标段招标的，将所有标段整理成一份项目档案，并在卷内目录中注明相关材料的存档信息，便于档案的利用、查询和保管。
第五章 接收、登记与移交
第十三条 公共资源交易工程建设项目档案实行集中接收制度。招标代理机构将档案资料整理完成后报送至项目见证服务人。原则上每月上旬集中接收上月档案，招标代理机构未在规定时间内报送完整项目档案的，应出具书面情况说明。
第十四条 项目见证服务人应及时督促招标代理机构按时报送档案，对所接收的档案进行登记、立卷，并在卷内目录签字确认后移交至档案室。
第十五条 移交过程中如发现项目档案资料不全、伪造或未按本规定要求立卷装订等情况的应停止移交，经办人应在15个工作日内按规定要求重新收集整理完成后移交。
第十六条 已移交至档案室的档案，档案管理人员原则上每半年与档案服务外包公司进行一次托管交接，建立档案托管台账，台账内容包括文件箱编号、项目名称、文件箱封条号等。
第十七条 托管交接时双方应逐箱清点、检查，以箱为单位办理档案交接手续，确保实物与台账相符，双方签字确认。
第六章 保管与销毁
第十八条 档案托管单位负责项目档案的统一分类编号、贮存和妥善保管，确保存放场地符合档案保存要求，配置灭火器、防虫剂、干湿度计、除湿机等设施，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠和防有害气体的侵蚀，确保档案的完整与安全。
第十九条 工程建设项目档案资料保存期限不少于10年。国家法律法规另有规定的，从其规定。
第二十条 档案保管期限起始时间，从开标结束之日算起。
第二十一条 保管期满的档案，应按以下程序销毁：
（一）档案管理人员按规定提出项目档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；
（二）销毁意见报中心管委会分管领导同意；
（三）销毁时，中心管委会办公室和中心各派相关人员参加现场监销；
（四）监销人应认真清点待销毁的项目档案，并在销毁清单上签字。
第七章 查阅及利用
第二十二条 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得随意提供档案或扩大档案查阅范围。
第二十三条 项目档案原则上仅提供现场查阅。查阅人申请查阅档案应符合下列条件：
1.查阅人是本单位工作人员或行业监督部门、纪检监察、公安、检察、法院、审计等国家机关工作人员；
2.所查档案资料已归档。
第二十四条 查阅、摘抄或复制档案资料，必须履行批准、登记手续。因工作需要，确需查阅公共资源交易工程建设项目档案的，按以下规定办理：
1.本单位工作人员因工作原因需查阅档案的，经中心领导签字确认后办理。
2.外单位人员需查阅档案的，须持单位介绍信、工作证等有效身份证件，经交易服务科负责人和分管领导签字同意后方可查阅。
3.档案管理员应及时通知档案托管公司调取相关文件箱，提供查阅服务，完毕后重新封箱并登记新的封条号。
第二十五条 查阅档案时，应精心爱护，严禁拆卷、抽页、涂改、销毁等，不得将档案资料带出档案室，不得在档案室吸烟、饮食等。
第八章 其他
第二十六条 中心定期对档案进行安全检查，排除风险及隐患。
第二十七条 招标代理机构未按本规定进行公共资源交易档案收集、整理、报送或撤换、伪造、藏匿、销毁档案资料的，记入不良行为记录。
第二十八条 档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交项目档案资料，不得擅自处理或带走。
第二十九条 档案以电子形式保存的，其收集、保存、查阅参照纸质档案执行。
第三十条本规定自发布之日起施行。
莆田市工程交易中心
2020年7月13日
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