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莆田市产权交易中心档案管理规定(暂行)


【信息时间: 2020/7/10   阅读次数: 【我要打印】【关闭】

第一章  总则

第一条  为加强产权交易中心档案的集中统一管理,维护档案的完整与安全,实现档案管理的规范化、制度化、科学化,依据有关法律、法规,结合工作实际,制定本规定。

第二条  本规定所称产权交易档案是指产权交易项目进场交易活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式与载体的历史记录;所称产权交易档案管理,是指产权交易中心对产权交易档案的收集、立卷与归档,整理、保管与利用,鉴定、销毁与移交。

第二章  产权交易方式类别及档案构成要件

第三条  采取拍卖、网络竞价或其他竞价交易方式类别的。

第四条  应当按照以下要求单独建立档案:

1.经主管部门、监督部门备案的项目前期材料;

2.竞价文件;

3.委托代理合同;

4.保证金到账情况表;

5.意向受让人或承租人报名材料;

6.出让人参加研究保留价会议相关材料;

7.竞价现场记录表;

8.结果公示;

9.成交确认书。

第三章  产权交易档案的收集、立卷与归档

第五条  产权交易中心为每一宗交易项目指定一个项目负责人,负责该项目文件材料的收集、立卷与归档工作。

第六条  直接责任人应当根据《企业国有产权交易操作规则》的要求,在完成一宗产权交易各程序业务,以及出具产权交易凭证时,应当同步完成相关文件材料的收集、核实工作。

第七条  对归档后因故形成的后续文件材料,由原该项目责任人按照归档要求,及时做好相关文件材料的补充归档工作。

第四章  产权交易档案的保管与销毁

第八条  档案托管单位负责项目档案的统一分类编号、贮存和妥善保管,确保存放场地符合档案保存要求,配置灭火器、防虫剂、干湿度计、除湿机等设施,做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠和防有害气体的侵蚀,确保档案的完整与安全。

第九条  档案保管期限起始时间,从开标结束之日算起。

第十条  保管期满的档案,应按以下程序销毁:

(一)档案管理人员按规定提出项目档案销毁清单及销毁意见,并登记造册;

(二)销毁意见报中心管委会分管领导同意;

(三)销毁时,中心管委会办公室和中心各派相关人员参加现场监销;

(四)监销人应认真清点待销毁的项目档案,并在销毁清单上签字。

第五章查阅及利用

第十一条  档案管理人员应严格遵守保密制度,不得随意提供档案或扩大档案查阅范围。

第十二条  项目档案原则上仅提供现场查阅。查阅人申请查阅档案应符合下列条件:

1.查阅人是本单位工作人员或行业监督部门、纪检监察、公安、检察、法院、审计等国家机关工作人员;

2.所查档案资料已归档。

第十三条  查阅、摘抄或复制档案资料,必须履行批准、登记手续。因工作需要,确需查阅公共资源交易产权交易项目档案的,按以下规定办理:

1.本单位工作人员因工作原因需查阅档案的,经中心领导签字确认后办理。

2.外单位人员需查阅档案的,须持单位介绍信、工作证等有效身份证件,经交易服务科负责人和分管领导签字同意后方可查阅。

3.档案管理员应及时通知档案托管公司调取相关文件箱,提供查阅服务,完毕后重新封箱并登记新的封条号。

第十四条  查阅档案时,应精心爱护,严禁拆卷、抽页、涂改、销毁等,不得将档案资料带出档案室,不得在档案室吸烟、饮食等。

第六章其他

第十五条  中心定期对档案进行安全检查,排除风险及隐患。

第十六条  档案管理人员离开工作岗位前,应当按规定移交项目档案资料,不得擅自处理或带走。

第十七条  档案以电子形式保存的,其收集、保存、查阅参照纸质档案执行。

第十八条本规定自发布之日起施行。

 

 

莆田市产权交易中心

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